Formulär och köpprocess: krav och checklista enligt svenska regler

Så hänger formulär, krav och köpprocess ihop

Vid upphandling enligt LOU och LUF är den upphandlande organisationen fri att själv formulera kraven på det som ska köpas. Kraven på vara, tjänst eller byggentreprenad samlas ofta i en kravspecifikation eller teknisk specifikation. Kraven styr både vad som faktiskt köps och vilka uppgifter och bilagor anbudsgivaren måste lämna i anbudsformuläret.

Kravspecifikationen är inte första steget. Upphandlingsmyndigheten framhåller behovs- och marknadsanalys som stöd vid kravställning; för dataköp hänvisas till Diggs rekommendationer för upphandling av data. Behovsanalysen klargör vilka egenskaper och funktioner som är nödvändiga. Marknadsanalysen visar vilka lösningar och leverantörer som finns, och därmed vilka krav som är realistiska.

Formulären är bryggan mellan krav och anbud. Obligatoriska krav prövas som pass/fail, medan tilldelningskriterier ger poäng eller påverkar rankning. Anbudsformuläret måste därför skilja på dem: ett fält för varje skall-krav som ska bekräftas och separata fält för uppgifter som ska utvärderas. Formuläret bör också visa vilka bevis som ska bifogas och i vilket format; annars kan formaliafel leda till att anbudet förkastas.

Välj rätt kravtyp: detaljkrav, funktionskrav eller standarder

Upphandlingsmyndigheten anger tre sätt att formulera krav på upphandlingsföremålet: detaljkrav, funktionskrav och standarder.

Detaljkrav preciserar varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. De förutsätter djup kunskap om det som köps för att slutresultatet ska bli bra. Funktionskrav beskriver i stället vad som ska uppnås, inte hur. Leverantören får då större utrymme för yrkeskunskap och kreativitet, men organisationen bör ändå precisera vilket resultat som ska uppnås. Funktionskrav kopplas ofta till mål och mäts som önskade effekter och resultat.

Standarder skapar enhetlighet och tydlighet för både upphandlande organisation och leverantör och kan effektivisera inköp och upphandling. När standarder används måste två saker hanteras: kravet ska följas av ”eller likvärdigt”, och upphandlingsdokumenten bör ange att bevis som styrker likvärdighet bifogas anbudet. Enligt ett ställningstagande från Konkurrensverket i juli 2024 är det inte tillåtet att hänvisa till standarder som leverantören inte kan få kostnadsfritt. Ställningstagandet är inte i sig rättsligt bindande.

Skall-krav och tilldelningskriterier – två olika saker i formuläret

Skall-krav måste uppfyllas för att anbudet ska prövas vidare; de är pass/fail. Tilldelnings- eller utvärderingskriterier ger poäng eller påverkar rankningen och handlar om optimering. Skillnaden är avgörande för leverantören: ett bristande skall-krav kan inte kompenseras av ett starkt svar på ett utvärderingskriterium.

Skall-krav kan gälla leverantören (t.ex. ekonomi, erfarenhet, kvalitetssystem), det som upphandlas (funktion, prestanda, leveranstid) eller formalia i anbudet (språk, format, bilagor, signering). Alla tre behöver ha en tydlig plats i anbudsformuläret.

I formuläret får formalia inte lämnas åt tolkning: är språk, format, bilagor och signering oklara riskerar anbud att förkastas på formella brister i stället för på innehåll. Utvärderingskriterierna måste samtidigt gå att poängsätta förutsebart. Annars blir jämförelsen mellan anbud svår att förklara och kan strida mot öppenhetsprincipen.

Grundprinciperna som varje krav måste klara

De grundläggande upphandlingsprinciperna är måttstocken för om ett krav är tillåtet, rimligt och rättssäkert. I kravställning är proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering, öppenhet/transparens samt ömsesidigt erkännande särskilt centrala. Även med ett gott syfte kan ett alltför långtgående, oklart eller snedvridande skall-krav strida mot principerna.

Proportionalitet handlar om tre frågor: Är kravet relevant för det som upphandlas? Är det nödvändigt för att nå syftet? Går det längre än vad som behövs?

Återkommande riskområden: mycket höga omsättningskrav i förhållande till kontraktets storlek, krav på specifika certifikat utan att likvärdiga bevis accepteras, krav på lokal etablering utan tydlig koppling till leveransen, överdrivet många referenser eller referenser med snäva villkor, och tekniska krav som i praktiken pekar ut en viss produkt eller lösning. Sådana krav är inte alltid fel, men värda att granska.

Transparens betyder att ett obligatoriskt krav måste vara så tydligt att leverantören förstår vad som ska uppfyllas, hur det ska bevisas och när – vid anbudstidens utgång, vid avtalsstart eller löpande. Otydliga krav leder både till att anbud missförstås och förkastas och till att utvärderingen blir svår att förutse. Ömsesidigt erkännande innebär att motsvarande intyg eller certifikat normalt ska kunna godtas.

Checklista för kravspecifikationen

Kvalitetssäkra kravspecifikationen genom att pröva varje krav mot samma frågor: Är kravet relevant för det som upphandlas? Är det nödvändigt för att nå syftet? Går det längre än vad som behövs? Detta är proportionalitetsprövningens kärna och fångar både krav utan koppling till leveransen och krav som är mer betungande än motiverat.

För varje krav ska det stå klart vad som ska uppfyllas, hur det ska bevisas och när det ska vara uppfyllt. Används en standard ska kravet följas av ”eller likvärdigt”, och upphandlingsdokumenten bör ange att bevis som styrker likvärdighet bifogas anbudet. Kontrollera också att de standarder som hänvisas till finns kostnadsfritt tillgängliga för leverantören.

Avgör sedan om kravet är ett skall-krav (pass/fail) eller ett tilldelningskriterium (poäng/rankning) och placera det rätt i upphandlingsdokumenten. Utvärderingskriterierna ska kunna tillämpas så att resultatet är förutsebart för anbudsgivaren. Formaliakrav som språk, format, bilagor och signering hör hemma i anbudsformuläret med samma tydlighet som innehållskraven.

Särskilda krav vid köp av data och digitala tjänster

För köp av data och digitala tjänster finns en särskild rekommendation framtagen i samverkan mellan Digg, Upphandlingsmyndigheten, e-Sam, RISE och Västra Götalandsregionen. Den utgår från samma definition av data som i lagen om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data: information i digitalt format oberoende av medium. Syftet är att offentliga verksamheter ska kunna använda, hantera och tillgängliggöra data kostnadseffektivt och minska riskerna för inlåsning av data och bristande informationssäkerhet.

Kravområde 1 gäller rätten till den egna datan: informationssäkerhetsklassa datan som ska upphandlas, tydliggör upphovsrättslig status, hantera konsulters produktion av data i den egna verksamheten, undvik onödig begränsning genom statistiksekretess och ta höjd för större organisationsförändringar. Kravområde 2 gäller strukturerade data: ställ krav på strukturerade och maskinläsbara data, sträva efter öppna specifikationer och format, separera data av olika känslighetsgrad, säkerställ bra metadata och ställ krav på nyttjande av redan delad data.

Kravområde 3 gäller begrepp, terminologi och språk för interoperabilitet: använd befintlig terminologi om möjligt, beskriv hur ny terminologi tas fram vid behov och säkerställ krav på korrekt språkhantering. Kravområde 4 gäller långsiktigt hållbara domäner och länkar: säkerställ datadelning på ett domännamn ni kontrollerar, möjliggör länkning till datamängder med beständiga identifierare och möjliggör länkade data.

Kravområde 5 gäller åtkomst: tillgängliggör data via API:er om möjligt, hantera olika målgruppers behov av åtkomst, säkerställ processen för åtkomst, skapa säker åtkomst och ha en plan för migrering av data. Migreringsplanen hänger direkt ihop med inlåsningsrisken – den som inte i förväg reglerar hur data ska flyttas ut riskerar att bli kvar hos en leverantör. Vid valet mellan en leverantörsägd lösning och öppen källkod flyttas dessutom ansvaret för samordning, kvalitetssäkring och långsiktig vidareutveckling, vilket bör framgå av avtalet.

Dokumentation, arkivering och gallring i köpprocessen

SKR:s råd om informationsförvaltning utgår från att kvalitet, sökbarhet, användbarhet och integrering av dokumentationen kräver en god offentlighetsstruktur och effektiv arkiv- och dokumenthantering. Allmänna handlingar måste kvalitetssäkras på olika sätt, och informationen dokumenterar olika skeenden: vad som beslutades, hur man handlade, vad som sades och utfördes.

Bevara eller gallra är en skriftserie från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor med råd framtagna sedan 2008, bland annat gallringsråd för lednings- och stödprocesser, utbildningsväsende, socialtjänst, patientjournaler och teknisk verksamhet. Råden är rekommendationer om bevarande och gallring och kan behöva anpassas till verksamheten – namn på handlingar, begrepp och anmärkningar kan skilja sig åt. De kan inte tillämpas innan beslut fattats i nämnd, och kommunens eller regionens arkivmyndighet kan ge mer information.

Digital information kan bevaras i e-arkiv. Alla kommuner och regioner ansvarar för att spara sin information, digital eller i pappersform, enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och annan lagstiftning.

Ärendehandläggningen styrs även av förvaltningsrättsliga regler. I beskrivningen av Ulrik von Essens bok Arbete i offentlig förvaltning (Norstedts Juridik) lyfts att reglerna från 2018 års förvaltningslag har arbetats in, att möjligheterna att överklaga myndighetsbeslut ökar, att enskilda kan vända sig till domstol om handläggningen drar ut på tiden och att krav på proportionalitet förs in. Boken behandlar också när handläggning kan vara muntlig och hur dokumentationen då ska ske, samt vad som gäller vid motivering av beslut och vid ändring av redan fattade beslut.